DECRETO Nº 303, DE 21 DE dezembro DE 2001

 

Dispõe sobre os arquivos da Prefeitura Municipal de Vila Velha, determina o levantamento e avaliação da produção documental de suas unidades administrativas e dá outras providências.

 

O PREFEITO MUNICIPAL DE VILA VELHA, Estado do Espírito Santo, no uso da atribuição que lhe foi conferida pelo Art. 99 da Lei Orgânica do Município de Vila Velha, e

 

CONSIDERANDO a necessidade de levantar e racionalizar a produção documental da Prefeitura Municipal de Vila Velha, a fim de aumentai a eficiência dos arquivos correntes e a qualidade e funcionalidade dos arquivos permanentes em beneficio da recuperação de informações e de subsídio à pesquisa;

 

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer as bases para a integração efetiva das fases ativa, semi-ativa e da guarda permanente dos documentos Contábeis/Administrativos e históricos como forma de assegurar a proteção dos arquivos a partir de sua produção;

 

CONSIDERANDO a necessidade de avaliar criteriosamente os documentos, visando o controle do crescimento da massa de papéis Contábeis/Administrativos e históricos, por meio do descarte sistemático de séries mais volumosas e rotineiras, com reflexo na liberação de áreas e na seleção do arquivo permanente,

 

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a seleção de documentos para preservação, tendo em vista seu uso pela própria Prefeitura Municipal de Vila Velha - PMVV, para fins administrativos, legais, fiscais e de pesquisa e por terceiros na recuperação da história Espírito Santense,

 

DECRETA:

 

Art. 1º - Fica assegurada proteção especial aos arquivos da Prefeitura Municipal de Vila Velha, desde a fase de produção até a destinação final dos documentos.

 

Art. 2° - Constituem arquivos Contábeis/Administrativos e históricos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos em caráter oficial pela Prefeitura Municipal de Vila Velha, por seus servidores e unidades administrativas no desempenho de suas funções, independente de sua apresentação e suporte físico.

 

Art. 3° - De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos Contábeis/Administrativos e históricos, caracterizam-se como correntes, intermediários e permanentes.

 

Art. 4° - Os arquivos correntes Contábeis/Administrativos e históricos são integrados por documentos da primeira idade ou fase ativa.

 

Art. 5° - Os arquivos intermediários da Prefeitura Municipal de Vila Velha são integrados por documentos da segunda idade ou semi-ativos.

 

Art. 6° - Os arquivos permanentes da Prefeitura Municipal de Vila Velha são integrados por documentos da terceira idade ou fase custódia permanente.

 

Art. 7° - Para fins de entendimento, considera-se:

 

I — primeira fase ou fase ativa - São os documentos que vinculam-se aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e são conservados nas respectivas unidades administrativas da Prefeitura Municipal de Vila Velha, para servirem ao desempenho de suas atividades, sendo objeto de freqüentes consultas.

 

II — segunda fase ou semi-ativos - São os documentos que, tendo cessada ou reduzida sua utilidade nas unidades orgânicas da Prefeitura Municipal de Vila Velha onde se acumularam, continuam a oferecer perspectiva de uso eventual, por prazos variáveis.

 

III — terceira idade ou fase custódia permanente - São os documentos que, por suas características intrínsecas ou conteúdo informativo, apresentam valor permanente de prova e evidência do passado, como testemunho do desempenho e da organização da Prefeitura Municipal de Vila Velha e constituem fonte de informação, planejamento e pesquisa.

 

Art. 8° ­- Aos arquivos da Prefeitura Municipal de Vila Velha, serão dispensadas medidas de segurança e tratamento adequado, de forma a garantir-lhes a integridade física e informacional para realização plena de suas finalidades.

 

§ 1° O Arquivo da Prefeitura Municipal de Vila Velha, desenvolverá e implantará em colaboração com as demais Gerências de Departamento e Divisões, sistemática de organização dos arquivos correntes de cada órgão, com objetivo de racionalizar e controlar a produção de documentos e sua acumulação setorial, identificar os conjuntos de documentos relevantes e os de interesses efêmero, bem corno facilitar a recuperação de documentos e informações.

 

§ 2° A sistemática de organização que o Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha deverá implementar, implica a participação desse órgão na responsabilidade pela administração de documentos oficiais, no treinamento dos servidores envolvidos com atividades arquivísticas e na definição de equipamento e material específicos de arquivo.

 

Art. 9° - A avaliação dos documentos consistirá na análise, para determinação do ciclo de vida útil e destinação final, dos documentos produzidos ou recebidos pelas várias unidades orgânicas da Prefeitura Municipal de Vila Velha, no desempenho de suas funções.

 

Parágrafo Único. A Avaliação objetivará a racionalização dos arquivos, a redução da massa documental acumulada e a proteção dos documentos de guarda permanente desde a fase de sua produção.

 

Art. 10º - Consideradas as perspectivas de uso, os documentos serão identificados como de valor permanente, ou como descartáveis a curto, médio ou longo prazo, sujeitos ou não à microfilmagem, digitalização ou qualquer outra mídia, e terão fixados os períodos de permanência nas unidades orgânicas da Prefeitura Municipal de Vila Velha em que se acumulam.

 

Art. 11º - O processo de avaliação terá como levantamento a produção documental da Prefeitura Municipal de Vila Velha.

 

Parágrafo Único. O levantamento de que trata este artigo, será estruturado por funções, atividades e rotinas desenvolvidas, de forma a evidenciar o contexto em que se inserem os documentos e a inter-relação entre os produzidos e os recebidos pelas diversas unidades orgânicas.

 

Art. 12º - O levantamento da produção documental para efeito de análise e avaliação será realizado conjuntamente com as unidades orgânicas da Prefeitura Municipal de Vila Velha.

 

§ 1° Caberá aos órgãos de origem propor o prazo de guarda dos respectivos documentos, em função dos valores que apresentam para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos.

 

§ 2º Considera-se órgão de origem, a unidade administrativa onde os documentos são produzidos.

 

Art. 13º - Os resultados do processo de levantamento e análise, e as propostas de prazos de guarda dos documentos serão consubstanciados em instrumentos próprios — Tabela de Temporalidade (TT) e Planos de Destinação de Documentos de Arquivo (PDDA).

 

Art. 14º - A Tabela de Temporalidade e os Planos de Destinação de Documentos de Arquivo deverão conter:

 

a) o título e a descrição das espécies documentais produzidas ou recebidas no desempenho das várias atividades da Prefeitura Municipal de Vila Velha;

 

b) a análise e perspectiva de uso dos originais e cópias como instrumentos de trabalho e fontes de informação e pesquisa;

 

c) a temporalidade dos documentos devidamente justificada, expressa em prazos de guarda nos respectivos órgãos de origem e no Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha.

 

Art. 15º - Para desempenho das atividades decorrentes dos artigos 11 e 13, fica criada a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo — CADAR, de caráter permanente, responsável pela destinação final dos documentos, vinculada a Secretaria Municipal de Administração.

 

§ 1° A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo — CADAR será composta de membros efetivos, com seus respectivos suplentes e membros natos.

 

§ 2° Integrarão a Comissão, como membros efetivos, 01 (hum) representante do Arquivo Público Municipal, 01 (hum) representante da Procuradoria, 01 (hum) representante Secretaria de Finanças e 02 (dois) representante da Secretaria Municipal de Administração, sendo um da área administrativa e outro da área de Recursos Humanos.

 

§ 3° Para efeito deste Decreto, ficam definidos corno membros natos da CADAR, os Secretários Municipais e cargos similares, da Prefeitura Municipal de Vila Velha ou seus substitutos eventuais, como representantes das áreas cujos documentos se encontrem em processo de avaliação.

 

§ 4° Formalizadas as indicações de que trata o § 2°, a designação dos membros efetivos, suplentes e da escolha do Presidente da CADAR entre os membros efetivos, será feita pelo Prefeito Municipal.

 

§ 5º As reuniões da Comissão, serão presididas pelo Presidente da CADAR, que convocará os membros natos ligados às rotinas documentais a serem examinadas, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis.

 

Art. 16º - Concluídos os estudos relativos aos documentos pertinentes a cada atividade e aprovados os Planos de Destinação de Documentos de Arquivo pela Comissão prevista no Art. 14, serão extraídas de suas reuniões as respectivas propostas de Tabelas de Temporalidade que serão publicadas oficialmente pela imprensa.

 

Parágrafo Único. As tabelas de temporalidades (TT), elaboradas a partir do Plano de Destinação, conterão os títulos dos documentos e respectivos prazos de guarda nos órgãos de origem e no Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha.

 

Art. 17º - Decorrido o prazo de 15 (quinze) dias, a partir da publicação de que trata o Art. 15, e após revisão de matéria, face às sugestões eventualmente oferecidas, as tabelas de temporalidade serão consideradas aprovadas e entrarão em vigor.

 

Parágrafo Único. A alteração das tabelas divulgadas far-se-á por consenso com o autor da sugestão e a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.

 

Art. 18º - As eliminações previstas nas tabelas de temporalidade, serão precedidas da lavratura de termo de descarte, em que serão especificadas as séries preserváveis pertinentes e do mesmo período.

 

§ 1° As eliminações a médio e longo prazo, serão processadas pelo Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha, notificados os órgãos de origem.

 

§ 2° As eliminações à curto prazo, serão processadas pelo Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha, no recinto das próprias unidades administrativas onde os documentos se acumularam.

 

Art. 19º - É vedada no âmbito da Prefeitura Municipal de Vila Velha, a criação de comissões de incineração de documentos bem como a eliminação de documentos de arquivo sem a avaliação prevista neste Decreto, sob pena de responsabilidade.

 

Art. 20º - Os princípios de avaliação, serão divulgados em instrução normativa a serem baixadas pelo Prefeito do Município de Vila Velha.

 

Art. 21º - O ato de transferência de documentos implica a passagem de documentos de segunda idade à custódia e responsabilidade do Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha,

 

Art. 22º - Os documentos que atinjam a fase intermediária e possam ser dispensados pelos órgãos de origem, serão periodicamente transferidos ao Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha, persistindo, no entanto de propriedade com as unidades onde se acumularam.

 

§ 1° Cabe ao Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Vila Velha, atender as requisições para fins de documentos transferidos, quando necessários para consultas ou retomo à fase ativa.

 

§ 2º As operações de transferência, se processarão sob a responsabilidade dos chefes de unidades orgânicas da Prefeitura Municipal de Vila Velha, de acordo com instruções normativas a serem baixadas pelo Prefeito.

 

Art. 23º - Os casos omissos serão submetidos à apreciação do Prefeito do Município de Vila Velha.

 

Art. 24° - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

 

 

Vila Velha/ES, 21 de dezembro de 2001.

 

MAX FREITAS MAURO FILHO

Prefeito Municipal

 

 

Publicada no Boletim Oficial do Município em 23/01/2002.

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Vila Velha.