DECRETO Nº 313, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2001.

 

Define os princípios e critérios gerais de avaliação de documentos de arquivo na Prefeitura Municipal de Vila Velha.

 

O PREFEITO MUNICIPAL DE VILA VELHA, Estado do Espírito Santo, no uso da atribuição que lhe foi conferida pelo Art. 99 da Lei Orgânica Municipal de Vila Velha,

 

 

DECRETA:

 

 

Art. 1º Os critérios gerais de arquivística que deverão orientar os trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos do Arquivo — CADAR, instituída através do art. 14 do Decreto nº. 303/01, são os constantes do presente Decreto. 

 

Art. 2º A avaliação consiste na análise e fixação do destino final dos documentos produzidos e recebidos na Prefeitura Municipal de Vila Velha em caráter oficial, através de seus servidores e unidades organizacionais, no desempenho de suas funções.

 

Art. 3º A avaliação baseia-se no conceito de que documentos de arquivos são, inicialmente, utilizados como instrumento de trabalho e de apoio à administração e, posteriormente, selecionados e preservados como fonte de informação e pesquisa.

 

Art. 4º A avaliação de documentos de arquivo tem por objetivos:

 

I - reduzir a massa documental acumulada nos arquivos, sem prejuízo das informações;

 

II - determinar o cicio de vida dos documentos, identificando os conjuntos a serem eliminados a curto, médio e longo prazo;

 

III - resguardar a segurança dos conjuntos documentais a serem preservados em caráter permanente.

 

Art. 5º O conteúdo, a finalidade e a perspectiva do uso constituem fatores essenciais à análise e avaliação dos documentos e à identificação de seus valores primários e secundários, que justificarão sua guarda temporária ou permanente.

 

Parágrafo Único. Na definição dos valores dos documentos, a autoridade administrativa responderá pelos valores primários e a autoridade Arquivistica pelos valores secundários.

 

Art. 6º Valores primários, que se prendem à própria razão de ser do documento, serão fixados segundo a perspectiva de uso e assim considerados:

 

I - valor administrativo, atribuído em função da característica do documento, como instrumento de trabalho quando no desempenho das atividades-fim e atividades-fim e atividades-meio da Prefeitura Municipal de Vila Velha, como suporte de informações e do fluxo burocrático;

 

II - valor jurídico ou legal, atribuído em função da característica do documento como prova no reconhecimento de direitos de terceiros ou da própria Prefeitura Municipal de Vila Velha, prende-se a prazos prescricionais à atividade a que dizem respeito ou ao direito que testemunham;

 

III - valor fiscal, atribuído em função da comprovação de operações financeiras e de atos vinculados à receita e despesa, regulados pelas normas dos sistemas orçamentários e financeiro;

 

IV - valor operacional, atribuído a documentos de uso restrito das unidades administrativas da Prefeitura Municipal de Vila Velha e que destinam apenas a facilitar operações rotineiras;

 

V - valor técnico, atribuído a documentos de natureza especializada, existentes em arquivos técnicos de engenharia e outros.

 

Art. 7º Valores secundários, vinculados à utilização dos documentos como fonte de planejamento, pesquisa e informação futura, no interesse da própria Prefeitura Municipal de Vila Velha e de terceiros, classificam-se em histórico-probatório, informativo e histórico-intrínseco, e são assim considerados:

 

I - apresentam valor histórico - probatório os documentos que retratam a origem, organização, reestruturação, desempenho e evolução da Prefeitura Municipal de Vila Velha;

 

II - apresentam valor informativo, os documentos que contém dados sobre pessoas, coisas e fatos, necessários à reconstituição histórica, planejamento e pesquisa;

 

III - apresentam valor histórico - intrínseco, os documentos associados a personalidades e atos significativos, independente de outros aspectos.

 

Art. 8º A preservação dos documentos de valor informativo, será analisada segundo os princípios da unicidade e da forma, que dizem respeito tanto à informação, como ao documento, sendo assim considerados:

 

I - unicidade da informação - quando mais de uma fonte contém a mesma informação, preserva-se geralmente a que a contenha sob a forma mais completa e de mais fácil utilização, atentando-se para a recapitulação dos dados.

 

II - unicidade do documento - quando o documento é produzido em mais de uma via, preserva-se apenas uma delas, observando, neste caso, o princípio da forma.

 

III - forma da informação - refere-se ao grau de concentração de informação na espécie documental em processo de análise:

 

a) se intensa - muitos dados sobre poucas pessoas; coisas ou fatos;

b) se extensa - poucos dados sobre muitas pessoas, coisas ou fatos; ou

c) diversificada - muitos dados sobre matérias diversas.

 

IV - forma de documento - refere-se ao seu aspecto físico ou ao método em sua acumulação, fatores que determinam a facilidade de consulta, manuseio e recuperação da informação e que justificam a preservação de determinada via. A ocorrência de mais de uma via, formando séries independentes, ordenadas com base em elementos distintos, pode conduzir à preservação de mais de uma via do mesmo documento.

 

Art. 9º A determinados conjuntos, volumosos, de caráter rotineiro e repetitivo, se aplicará a seleção por amostragem, que consistem em preservar partes do todo suficientes, para revelar como se processaram determinadas operações e para oferecer elementos adequados ao estudo de fatos sociais, econômicos e outros.

 

Art. 10 A amostragem se dará por:

 

I - seleção de exemplares, considerando a evolução dos procedimentos administrativos, ao longo dos anos;

 

II - amostragem qualitativa, considerando os documentos mais significativos de um conjunto;

 

III - amostragem pelo método sistemático ou seqüencial, cronológica, alfabética, numérica ou topográfica, aplicável a documentos que apresentam as mesmas características, e que consistem na preservação de conjuntos documentais relativos a determinado período ou intervalo de anos, a letras do alfabeto, a números ou a regiões e municípios, representativos do todo;

 

IV - amostragem pelo método estatístico aleatório simples, considerando as séries numéricas homogêneas e individualizadas, quando todas as unidades oferecem idêntica probabilidade de representar o todo, no conjunto amostral.

 

Art. 11 A avaliação de documentos, realizada a partir do levantamento da rotina documental, poderá concluir por recomendações que visem à racionalização dos documentos, através da supressão de registros e de cópias desnecessárias, dos métodos de classificação, de arquivamento e da necessidade de formação de séries especificas.

 

Art. 12 A avaliação envolverá a produção documental na sua totalidade, e não o exame de peças isoladas, sendo fundamental análise do contexto em que se inserem e da inter-relação existente entre os diversos conjuntos documentais, entre os documentos de uma mesma função ou atividade, entre os que definem política de ação e os operacionais, produzidos nos vários níveis da Administração no desempenho de suas funções.

 

Art. 13 Até que se conclua a avaliação de toda a produção documental da Prefeitura Municipal de Vila Velha, toda informação será preservada e considerada de interesse, respeitados os da unidade e da forma.

 

Parágrafo Único. A avaliação dos documentos de arquivo se pautará pela objetividade, evitando-se o critério da importância, em fase da subjetividade de que se reveste.

 

Art. 14 Os documentos de arquivo da Prefeitura Municipal de Vila Velha, considerados de guarda permanente existentes em suportes não convencionais fitas magnéticas, disquetes, filmes e outros - poderão ser preservados em mais de um tipo de suporte, se a avaliação prevista neste ato julgar necessária a referida medida para garantir a integridade das informações contidas naqueles documentos.

 

Art. 15 A avaliação do acervo arquivistico concluirá, ainda pela identificação dos conjuntos ou séries que devam ser submetidas á microfilmagem de segurança, para resguardar os originais de possíveis danos e extravios, bem com a microflimagem de substituição, com vistas à eliminação dos respectivos originais e recuperação de espaço.

 

Art. 16 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

 

 

 

Vila Velha/ES, 28 de dezembro de 2001.

 

MAX FREITAS MAURO FILHO

Prefeito Municipal

 


Publicado no Boletim Oficial do Município em 23/01/02.

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Vila Velha.